İç Denetim Süreci Nedir? / İç Tetkik Prosesi Aşamaları Nelerdir?

Risk Odaklı Denetim Planı

İç denetim süreci, yılda en az bir kez güncellenen ve belirlenen ilgili kişi tarafından (Üst Yönetim vb.) onaylanan Denetim Planı ile başlar. Plan onaylandıktan sonra, gelecek yıl uygulanacak denetimler için bir kılavuz halini alır. Plan dahilinde uygulanan iç denetimlere ek olarak, özel denetimler ve danışman çalışmaları da uygulanmaktadır.

Planlama Aşaması

Planlama aşamasında, denetim ekibi varsa geçmiş denetim çalışmalarını inceler, incelenen plan üzerinde tekrar aynı departmanlar denetlenebilir. Ya da yıl içerisinde gerçekleşen olaylar (müşteri şikayetleri, bir proseste sürekli aksaklıklar yaşanması, ihlal olaylarının sıklığı vb.) neticesinde plan üzerinde hangi prosesin veya departmanın ne sıklıkla denetleneceği belirlenir. Belirlenen denetim planı içerisinde kim, kimi, ne zaman denetleyecek, tetkik kriteri ne olacak, hangi standart maddesine göre denetleyecek gibi bilgiler bulunabilir. Organizasyonların yapısına göre bu plan değişiklik gösterebilir. Planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken bir başka husus da denetçi seçimlerinin doğru yapılmasıdır. Bu kısımda denetlenecek proses veya departmanda denetimi yapacak kişi/kişilerin yeterlilik kriterlerinin departmanı denetleyebilecek seviyede olması gerekmektedir. Bu gibi durumlarda bu yeterlilik şartını sağlayamıyorsanız çeşitli yollara başvurabilirsiniz. Bunlardan bir tanesi teknik uzman kullanımı yada dışarıdan destek alabilirsiniz (danışman vb.)

Saha Çalışması Aşaması

Genellikle denetim en uzun süren bölümü olan saha çalışması aşamasında, denetim ekibi denetlenen kuruluşun işlemleri hakkında bilgi toplar, birimin işlevleri hakkında bir fikir oluşturur ve güçlü/zayıf noktaları belirler. Bu çalışma kuruluşun kendi belirlediği şartları, yasal ve sözleşmeden doğabilecek hususları, ilgili standart şartlarını, idari ve işletme süreçlerini, tüm birim işlevlerinin ve birimdeki her bir bölüme özel diğer eylemlerin incelenmesini içermektedir. Denetim ekibi, kilit personeller ile görüşme yapar, birim prosedürlerini inceler ve belli aralıklarla birim yöneticileri ve personelleri ile denetim ilerleyişini gözden geçirir. Bu aşama sonunda denetim ekibi, denetlenen organizasyon ile saha çalışmasından önce ya da çalışmanın bitiminde tartışılan birimin iç kontrolleri ve prosedürleri sırasındaki risk ve sorunlu alanları belirler.

Rapor Aşaması

Bu aşamada tüm saha çalışması sonuçları derlenir, sunulur ve müşteri ile paylaşılır. Denetlenen departman/proses, tüm bulgu ve önerilere yönelik olarak zaman dilimleri ile birlikte eylem planı hazırlar. Daha sonra özet rapor veya raporun tamamı denetimi gerçekleştiren baş denetçi tarafından hazırlanır.

Takip (İzleme) Aşaması

Eylem planlarındaki zaman dilimlerine dayalı olarak, gerekli önlemlerin doğru uygulandığından emin olmak için bir etkinlik ölçümün yapılması da kuruluşunuz açısından faydalı olacaktır.

Gerçekleştirilen iç denetimin etkinliği ne kadar iyi olursa dış denetim bulguları çok ufak bulgular olacaktır.